Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suunnistusmatkat Sport & Nature Travels Oy Y-tunnus 2290304-0

Kilpailu- ja kuluttajaviraston rekisterinumero 869/10/Mj Postiosoite/ Käyntiosoite: Kivijatatie 11 B 30, 00940 Helsinki

Puhelin: +358 40 500 3192
Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Yhteyshenkilö: Toimitusjohtaja Anastasia Routsi

Rekisteröidyt

Suunnistusmatkojen asiakasrekisterissä käsitellään Suunnistusmatkojen asiakkaiden ja uutiskirjeen tilaajien henkilötietoja.

Alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Suunnistusmatkojen asiakasrekisterin tietoja käytetään sovittujen palveluiden tuottamiseen, palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaalle, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään vain siinä laajuudessa kuin niitä tarvitaan sovittujen palvelun toteuttamiseen. Mikäli rekisteröity on antanut luvan, tietoja käytetään suoramarkkinointiin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Suunnistusmatkojen asiakasrekisterissä käsitellään vain Suunnistusmatkojen palveluiden toteuttamisen, toimittamisen ja asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

• etu- ja sukunimi
• lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka
• puhelinnumero
• sukupuoli
• syntymäaika niillä matkoilla, joissa se vaaditaan (esim. juna- ja laivamatkat)
• syntymäpaikka niillä matkoilla, joissa se vaaditaan (esim. viisumin anomista varten)
• mahdollinen varausnumero (käytämme varausnumerotietoa matkavaruksen tunnistamiseen)
• passin numero ja voimassaolotiedot niillä matkoilla, joissa se vaaditaan
• vakuutustiedot niillä matkoilla, joissa se vaaditaan (esim. viisumin anomista varten)
• tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta
• tieto uutiskirjetilauksesta/suoramarkkinointikiellosta
• asiakkaan antamat erityistiedot ja -toiveet esim. ruokavaliosta ja allergioista, jotka asiakas antaa ja joita hän haluaa käytettävän matkapalveluiden hallinnointiin ja toimittamiseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan varausjärjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse tai toimistossa suullisesti luovuttamat tiedot, julkiset lähteet ja yhteistyökumppaneiden kautta hankitut rekisterit.

Joissain tapauksissa varausta tekevä henkilö ilmoittaa yhden tai useamman muun matkaseurueeseen kuuluvan henkilön henkilötietoja. Edellytämme, että tietojen ilmoittajalla on kaikkien matkustajien suostumus näiden henkilötietojen ilmoittamiseen.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Asiakasrekisterin tietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään vahvasti palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla suojatussa järjestelmässä, johon pääsevät vain asiakas/matkustajatietoja käsittelevät Suunnistusmatkojen työntekijät henkilökohtaisilla tunnuksilla sekä järjestelmän toimittaja ja tämän nimetyt työntekijät.

Manuaaliset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain asiakirjoja käsittelevillä työntekijöillä. Henkilötietojen siirrot tehdään tietoturvasta huolehtien ja henkilötietojen vastaanottavien yhteistyökumppaneiden kanssa on tehty sopimuksen henkilötietojen salassa pitämisestä, huolellisesta käsittelystä ja tietoturvan takaamisesta sekä EU:n tietosuoja-asetuksen noudattamisesta.

Henkilötietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Matkatoimisto Suunnistusmatkat Oy joutuu antamaan asiakkaidensa henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen kuten rautatie-, laiva- ja lentoyhtiöille sekä hotelleille asiakkaan tilaaminen palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

Mikäli matkakohde sijaitsee ETA-alueen ulkopuolella, joudutaan henkilötietoja antamaan myös ETA-alueen ulkopuolisiin maihin. Henkilötietoja vastaanottavien toimijoiden kanssa on solmittu sopimukset, joilla toimija sitoutuu pitämään henkilötiedot salassa, huolehtimaan tietoturvasta ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisterin henkilötietoja voidaan myös siirtää IT-palveluntarjoajille rekisterijärjestelmän tekniseksi ylläpitämiseksi. Myös IT-palveluntarjoajien kanssa on solmittu sopimukset henkilötietojen salassa pitämisestä, tietoturvasta ja henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietoja luovutetaan myös niissä tapauksissa, joissa lainsäädäntö tai kansainväliset sopimukset velvoittavat tietojen luovuttamista (esim. Venäjän raja- ja tulliviranomaisille). Vastaanottavat viranomaiset vastaavat tietojen turvallisesta ja luottamuksellisesta käsittelystä.

Henkilötietojen säilytysaika

Suunnistusmatkojen asiakkaan (Rekisteröidyn) henkilötiedot säilytetään asiakasrekisterissä niin kauan kuin se on käsittelyperusteen kannalta tarpeen.

• 1. Suunnistusmatkojen asiakkaan (Rekisteröidyn) henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä enintään 3 vuotta kotiinpaluupäivän jälkeen, ellei asiakas ole antanut suostumusta pidempään säilytysaikaan.
• 2. Mikäli asiakas on antanut luvan suoramarkkinointiin ja tilannut uutiskirjeen, hänen yhteystietonsa säilytetään niin kauan kuin hän haluaa ottaa vastaan uutiskirjeen/suoramarkkinointia.
• 3. Kirjanpidon tositeaineistossa ostoja tehneiden asiakkaiden (rekisteröidyn) laskutustiedot säilyvät kirjanpitolain mukaisesti enintään 7 vuotta (kuluva vuosi + 6 vuotta).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn yhteystietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman rekisteröidyn lupaa. Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä rekisterissä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterissä käsitellyt henkilötiedot. Tarkastelupyynnön voi tehdä myös ottamalla yhteyttä rekisterin ylläpitäjään (tarkemmat yhteystiedot kohdassa 1.)
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

okaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivustosta.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Anastasia Routsi, osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.5.2018.